Q-SYC–BZ 205.02-《档案管理制度》CCS A 12
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准 Q/SYC 保障 205.02-2021
公司档案管理 Office equipment management 2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。 本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。 本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。 本文件起草单位:上海市美帆游艇俱乐部有限公司。 本文件主要起草人: 范围 本文件提出了关于公司档案管理的相关要求。 本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。 目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。 档案文件的范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括: 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 公司的请示与上级批复文件。 公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等。 公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。 公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结。 会议文件:包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等。 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。 公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。 公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料。 公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料。 公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。 公司制定的章程、制度等文件材料。 公司员工、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇(职)等工作及干部奖惩等文件材料。 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 公司营业执照、税务登记证等重要文件。 档案保管 档案必须科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。 胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。 库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 档案借阅 借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。 借出的档案要注意保密,不得将档案带入公共场所,不得让无关人员翻阅。 借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。 归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。 档案销毁 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 档案保密 档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。 不得传播、议论有关机密问题。 档案资料不准带到公共场所。
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