Q-SYC–BZ 205.04-《内部文件管理办法》

CCS A 12

/SYC

上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准

Q/SYC 保障 205.04-2021

内部文件管理办法

Internal document management

2 0 2 1 –05 –01 发布    2 0 2 1–05 –01 实施

上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布

前  言

本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则   第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。

本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。

本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。

本文件主要起草人：

范围

本文件提出了关于美帆内部文件管理的相关要求。

本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。

规范性引用文件

LB/T 021-2013 旅游企业信息化服务指南

责任与监督

行政部负责本办法的编写以及表格的制作。

行政部负责今后本办法以及表格的修改。

按公司部门分工的原则，公司各类文件分别由行政部进行发放以及归口管理，指导各部门文件的拟定工作。

公司所有部门及个人有权予以监督行政部文件发放工作，质检部可定期进行检查工作，根据不同情况可直接对相关责任人员进行处罚。

文件类型及操作要求

管理类文件的分类

除公司质量体系文件外的其他管理类文件。该类文件需要各部门及全体员工长期执行，具有长期性、制度性、规则性，内容重要的特征，需长期保管（5年以上）。如：公司年度计划、总结、公司规章制度、公司重大决议等。

一般文件。该类文件以通知、告示等形式，要求各部门或有关部门及员工短期执行，具有针对性，临时性的特征，保管期限一年。

有关资料。公司及各部门形成的简报、各类表格、先进事迹、交流材料等，保管期限3-5年。

管理类文件的流程

文件的主要流程：拟稿—核稿—签发—印发—归档。

各部门需发文时要填写公司《公文签发单》，形成电子文稿，送部门主管审核。

部门主管审核文件内容。由部门主管签字后送总经理室。

公司各类文件统一由总经理签发。

行政部审核公文格式、文字、标点，负责文件的编号印发、归档。

归档与销毁

根据各类文件的性质，以及保存时限的要求，行政部将进行分类保存。并定期检查文件的时效性，对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，报总经理批准后，行政部定期将予以销毁。

注意事项

若文件以打印文稿的形式发送，接收部门负责人需签字确认。

若文件以电子文稿的形式发送，根据发送对象的需要行政部将以邮件、共享文件或者短信的方式发送文件。报送对象收到文件后需在当日下班前以相同的方式回复行政部，最晚需在隔日中午12点以前回复行政部。经电话联系后仍为回复且无特殊原因者根据情节轻重，行政部将对于当事人予以处罚。

在“无纸化”情况下产生的电子文件，将采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时拟定人必须备份原文件，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件进行打印并存档。

公司员工需向行政部提供本人常用电子邮箱，如遇电子邮箱变动，应及时通知行政部予以变动。

附则

经总经理批准后生效，并以作业指导书形式发送至各个部门，各部门负责人应协助行政部及时组织本部门人员做好本办法的宣传，公司全体员工需严格按照本办法开展工作。

本办法未尽事宜，按公司相关规定执行，并报于公司全体会议时审议并修改。

文件将以电子表格的形式发送至各部门主管的邮箱内，各部门主管负责本办法的宣传与学习工作。