Q-SYC–BZ 205.04-《内部文件管理办法》CCS A 12
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准 Q/SYC 保障 205.04-2021
内部文件管理办法 Internal document management 2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。 本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。 本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。 本文件起草单位:上海市美帆游艇俱乐部有限公司。 本文件主要起草人: 范围 本文件提出了关于美帆内部文件管理的相关要求。 本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。 规范性引用文件 LB/T 021-2013 旅游企业信息化服务指南 责任与监督 行政部负责本办法的编写以及表格的制作。 行政部负责今后本办法以及表格的修改。 按公司部门分工的原则,公司各类文件分别由行政部进行发放以及归口管理,指导各部门文件的拟定工作。 公司所有部门及个人有权予以监督行政部文件发放工作,质检部可定期进行检查工作,根据不同情况可直接对相关责任人员进行处罚。 文件类型及操作要求 管理类文件的分类 除公司质量体系文件外的其他管理类文件。该类文件需要各部门及全体员工长期执行,具有长期性、制度性、规则性,内容重要的特征,需长期保管(5年以上)。如:公司年度计划、总结、公司规章制度、公司重大决议等。 一般文件。该类文件以通知、告示等形式,要求各部门或有关部门及员工短期执行,具有针对性,临时性的特征,保管期限一年。 有关资料。公司及各部门形成的简报、各类表格、先进事迹、交流材料等,保管期限3-5年。 管理类文件的流程 文件的主要流程:拟稿—核稿—签发—印发—归档。 各部门需发文时要填写公司《公文签发单》,形成电子文稿,送部门主管审核。 部门主管审核文件内容。由部门主管签字后送总经理室。 公司各类文件统一由总经理签发。 行政部审核公文格式、文字、标点,负责文件的编号印发、归档。 归档与销毁 根据各类文件的性质,以及保存时限的要求,行政部将进行分类保存。并定期检查文件的时效性,对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,报总经理批准后,行政部定期将予以销毁。 注意事项 若文件以打印文稿的形式发送,接收部门负责人需签字确认。 若文件以电子文稿的形式发送,根据发送对象的需要行政部将以邮件、共享文件或者短信的方式发送文件。报送对象收到文件后需在当日下班前以相同的方式回复行政部,最晚需在隔日中午12点以前回复行政部。经电话联系后仍为回复且无特殊原因者根据情节轻重,行政部将对于当事人予以处罚。 在“无纸化”情况下产生的电子文件,将采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时拟定人必须备份原文件,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件进行打印并存档。 公司员工需向行政部提供本人常用电子邮箱,如遇电子邮箱变动,应及时通知行政部予以变动。 附则 经总经理批准后生效,并以作业指导书形式发送至各个部门,各部门负责人应协助行政部及时组织本部门人员做好本办法的宣传,公司全体员工需严格按照本办法开展工作。 本办法未尽事宜,按公司相关规定执行,并报于公司全体会议时审议并修改。 文件将以电子表格的形式发送至各部门主管的邮箱内,各部门主管负责本办法的宣传与学习工作。
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